Como Aumentar sua Produtividade Trabalhando Home Office

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Estamos vivendo um momento de grandes mudanças e de adaptação a uma nova realidade, e isso em função da pandemia no mundo inteiro.

Assim, o que já vinha como uma forte tendência, principalmente, nos países de primeiro mundo, acabou se tornando uma realidade por aqui também: o trabalho remoto, ou home Office.

E agora, de uma hora para outra, empresas de todo o mundo se viram obrigadas a apostar no trabalho remoto.

O questão, no entanto, é a seguinte: será que podemos nos distanciar das distrações?

Pois é, certamente, com tantos fatores para tirar nossa atenção quando estamos em casa, desde ficar mais horas na cama, aquele filme interessante, a série para maratonar, a companhia dos filhos ou parceiro(a), enfim, o nosso trabalho e produtividade podem acabar sendo prejudicados.

A verdade é que fomos pegos de surpresa, não estávamos preparados para, de repente, encarar um home office, o que para muitos pode ser um enorme desafio.

Pensando nisso, preparamos esse artigo para você que está preocupado com sua produtividade nesses tempos de trabalho remoto, de acabar não rendendo o que precisa.

1. Dicas básicas de produtividade para trabalho home office

Certamente, não adianta se valer dos melhores aplicativos e ferramentas se você não estiver decidido a se tornar mais produtivo. E as primeiras mudanças precisam vir em suas atitudes e na forma de encarar o trabalho remoto. Por isso, antes de listarmos as principais ferramentas para aumentar sua produtividade home office, preste muita atenção nas dicas abaixo.

1.1. Mantenha-se Motivado

Para muitos o simples fato de não poderem interagir com os colegas ou sair de casa, ver gente, são motivos suficientes para desanimar ou desmotivar, o que pode acabar impactando na produtividade, no rendimento.

Então, a primeira dica é não deixar que a monotonia acabe roubando o foco. Assim, aposte em listas de tarefas, nas de curto, médio e longo prazo.

Dessa forma, você estará se desafiando, pois ao criar uma lista de tarefas, automaticamente, você irá trabalhar para cumpri-las.

1.2. Fique de olho nos prazos dos trabalhos

Vamos combinar que em se tratando de home Office, distrações é o que não faltam! É a TV em alto volume na sala, ou apartamento do vizinho, crianças brincando, é alguém chamando para isso ou aquilo… e as possibilidades são infinitas.

Por essas e outras, muitas pessoas se queixam que ao trabalharem em casa, a jornada de trabalho aumentou consideravelmente.

Pois bem, uma dica que pode ser de grande utilidade nessas horas é procurar ter um controle do tempo, com horários bem definidos e seguidos à risca, com certeza, isso vai fazer uma enorme diferença na produtividade diária.

Acredite, ao perder o controle sobre as horas que trabalha a cada dia, você não consegue se planejar com as tarefas do dia a dia e, dessa forma, acaba não se esforçando para terminá-las dentro do prazo estabelecido, até mesmo, por você.

Por isso, estabeleça horários que sabe que poderá cumprir, ou seja, que caibam em sua atual realidade.

Aprenda a tirar proveito da modalidade home Office que permite, justamente, que possa trabalhar nos momentos em que se considera mais produtivo.

1.3. Se organize

Embora, em muitos casos, possa ser muito difícil, até impossível, manter o ambiente de trabalho totalmente organizado, não tem como se falar em produtividade sem que isso não passe pelo mínimo de ordem.

Ou seja, em um ambiente desorganizado, provavelmente, se leva mais tempo para achar o que é de nosso interesse, e isso tanto faz o ambiente físico, que é o escritório, propriamente dito, como o ambiente virtual, com milhares de abas abertas, arquivos em pastas totalmente desorganizadas.

É preciso entender que ao manter um ambiente, minimamente organizado, se vai poupar muito tempo e, assim, garantir maior produtividade.

No entanto, vale fugir de exageros, saiba que o equilíbrio é importante e saudável, inclusive, segundo um estudo da Universidade de Minnesota, nos Estados Unidos, pessoas que gostam de manter a mesa de trabalho levemente desorganizada, muitas vezes, conseguem produzir muito melhor.

1.4. Mantenha contato com seus colegas

Para muitos, o home Office é sinônimo de solidão, no entanto, é cada vez mais comum vermos equipes trabalharem de forma remota, às vezes até de outros países, e totalmente conectadas.

Inclusive, muitos trabalhos são colaborativos, sendo preciso que a equipe seja bem integrada e fique em constante contato, o que hoje já não é mais um problema.

Enquanto até algum tempo atrás o contato imediato era possível através de emails, hoje, embora eles ainda estejam bem vivos, os contatos imediatos são feitos através de aplicativos de mensagens, redes sociais, chats e até videochamadas.

1.5. Liste suas prioridades

Pois bem, embora não seja nenhuma novidade que todo planejamento inclui listas, e elas sejam fundamentais para a produtividade, mesmo assim, muitos a subestimam.

Na verdade, criar listas de tarefas, considerando as prioridades, pode fazer uma enorme diferença na sua produtividade diária.

É preciso considerar, no entanto, que a princípio, o trabalho em casa pode parecer não andar muito de mãos dadas com a produtividade, mas, aos poucos, e com as ferramentas certas, você vai aprendendo a lidar com os desafios do home Office, desde as distrações, até a procrastinação das tarefas.

A dica, portanto, é saber identificar e priorizar tarefas, garantindo que o mais importante estará pronto dentro do prazo.

2.Ferramentas de produtividade Home Office

Primeiramente, vimos as atitudes, agora vamos conhecer as ferramentas para quem precisa, ou quer, trabalhar de forma home Office, sem acabar se perdendo com distrações e, muito pelo contrário, rendendo até mais.

Não são as únicas, porém, são as ferramentas mais populares na hora de ajudara manter o foco e a ter um controle maior sobre a produtividade.

Quer saber quais são? Então, confira abaixo as melhores e mais populares ferramentas para garantir o sucesso em seu trabalho home Office.

2.1. Trello

Não quer se perder entre as muitas tarefas a serem realizadas? Então, o Trello pode ser o que você precisa! Ele já é bastante conhecido por quem costuma trabalhar home Office, e é baseado no método Kanban. Muito simples de usar, o Trello é considerado atualmente o gerenciador de tarefas mais completo do mercado.

Basta organizar as tarefas em colunas e criar cards em cada um dos status, de acordo com cada tarefa.

Sabe o que é melhor? É que apesar de ser super prática e de enorme utilidade, essa é uma ferramenta completamente gratuita, e ainda  oferece recursos de personalização e integração com o Google Chrome, o Gmail e o Google Calendar.

E mais, quem quiser, pode usar o Trello como uma central de informações, e ir salvando links, anexando arquivos e descrições detalhadas de atividades para os membros da organização.

Ou seja, Trello permite gerenciar de forma super simples e eficiente um fluxo de trabalho à distância.

2.2. Slack

E não tem como falar em produtividade sem se pensar em Slack que, para quem não conhece, é um software para a comunicação entre colegas de trabalho, com tudo reunido em um só local, com publicações que podem ser públicas ou privadas. A ferramenta faz integração com outros serviços, como Google Drive, Office 365 e Trello, e pode ser extremamente útil nesses tempos de home office, pois concentra toda a equipe em um mesmo local. Além disso, evita misturar conversas pessoais e profissionais, como pode acontecer no WhatsApp, por exemplo.

  • Conheça o serviço Slack

2.3. Toggl

Medo de perder o prazo de entrega do trabalho? Então, existem ótimas ferramentas no mercado que podem lhe ajudar a manter o prazo sob controle, como Toggl, uma ferramenta de produtividade, mas focada, principalmente, no gerenciamento das horas.

É só clicar em um botão e o tempo já começa a correr, possibilitando ter o registro de tempo de uma tarefa. Dessa forma, fica fácil ter o controle do tempo que todos os membros levaram executando uma determinada tarefa.

A ferramenta é completamente gratuita para equipes de até cinco pessoas, a partir disso, já é preciso pagar uma mensalidade.

2.4. DocuSign

Embora seja possível realizar muitas tarefas de forma online, nem sempre isso é muito simples, sendo preciso algumas vezes validar alguns documentos mediante assinatura. E DocuSign foi criado para, justamente, resolver esse problema, já que mesmo à distância, permite validar assinaturas eletronicamente, dando valor jurídico aos documentos.

E mais, essa solução ainda permite armazenar documentos na nuvem, facilitando sua localização sempre que preciso, de forma fácil, de onde você estiver. Sem dúvida, uma solução que permite economizar tempo e dinheiro, tanto no transporte como na impressão de documentos.

2.5. Google Drive

É praticamente impossível trabalhar home Office sem que isso envolva, em algum momento, o armazenamento e transferência de arquivos, o que não é tão simples quando os mesmos são maiores, já que a grande maioria de aplicativos de mensagens e clientes de e-mail oferece limites de tamanho para fazer as transferências.

E é nessa hora que contar com um serviço como o Google Drive acaba fazendo toda a diferença, pois a plataforma oferece até 5 GB de espaço gratuito online, sendo ainda integrado a ferramentas como Gmail, Google Agenda ou Google Docs. Sem dúvida, é uma ótima solução quando se trabalha com arquivos pesados e transferência, possibilitando, entre outras coisas, compartilhar informações entre equipes.

2.6. Basecamp

E não tem como falar em produtividade sem mencionar Basecamp, um popular software para gestão de projetos. Basecamp permite compartilhar arquivos, definir prazos em conjunto para membros de uma equipe, listar tarefas e centralizar o feedback.

E mais, ele pode ser acessado via smartphone ou pelo PC, tornando a plataforma ainda mais funcional e prática, principalmente, para quem costuma viajar ou se deslocar com mais frequência. Enfim, para aqueles gestores que estão tendo que trabalhar home office, sem dúvida, essa ferramenta é obrigatória, ótima e super prática quando se trata de coordenar trabalhos à distância.

2.7. Whatsapp

Hoje em dia é raro quem não tenha o aplicativo WhatsApp instalado no telefone, e o melhor é que ele pode ser usado como uma ótima ferramenta para equipes se comunicarem rapidamente entre si, possibilitando grupos de até 256 pessoas, usando os dispositivos que as pessoas já possuem.

Até mesmo, equipes espalhadas por diferentes países podem se conectar por meio do aplicativo, completamente gratuito.

O aplicativo permite videochamadas, a criação de grupos, facilitando a comunicação, conversas individuais, envio de áudio e de arquivos.

2.8. Microsoft Teams

Para quem não conhece, Microsoft Teams é uma solução para quem quer tudo em uma só plataforma, já que ela oferece comunicação e colaboração, sendo uma ótima opção para equipes,com bate-papo, videoconferências,edição colaborativa e armazenamento de arquivos e integração de aplicativos.

Microsoft Teams está disponível online e com a vantagem de permitir criar um ambiente para cada departamento e separar as conversas por canais abertos ou privados.

2.9. Zoom for Home

É uma categoria dentro da plataforma de videoconferência Zoom, cuja versão básica é gratuita e já oferece também muitas funcionalidades, e permite reuniões por vídeo entre duas pessoas ou 500 participantes,  porém, Zoom for Home foi criado, especificamente, para o trabalho remoto.

Ao contrário da versão básica (que já é bem interessante), Zoom for home, no entanto, não é gratuito, mas além das reuniões e telefonemas, a plataforma permite colaborar virtualmente com o compartilhamento e anotação de conteúdo, além de personalização, permitindo sincronizar com o calendário, o status, configurações de reunião e telefone.

Sem dúvida, o Zoom se tornou a plataforma de videoconferência mais popular durante a pandemia,e Zoom for Home surgiu como uma poderosa opção para as empresas oferecerem ferramentas que auxiliam seus colaboradores que trabalham de casa no engajamento, na conexão e na colaboração.

Por fim, vale lembrar que essas são só algumas das muitas ferramentas voltadas para o home Office que, pelo visto, promete crescer ainda mais pelo mundo todo e, portanto, vale ficar de olho nas novidades do setor.

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Mariano Stacieski

Mariano Stacieski

Olá, meu nome é Mariano. Fazem mais de 9 anos que trabalho em Home Office. Minha primeira experiência foi quando tinha minha imobiliária e agora com minha agência de marketing digital. Desde então vivo diariamente o Home Office, que tem me oferecido uma vida muito boa. Neste site compartilho todo meu aprendizado.

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Olá, meu nome é Mariano. Fazem mais de 9 anos que trabalho em Home Office. Minha primeira experiência foi quando tinha minha imobiliária e agora com minha agência de marketing digital. Desde então vivo diariamente o Home Office, que tem me oferecido uma vida muito boa. Neste site compartilho todo meu aprendizado.

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