Como fazer a Gestão da Equipe em Home Office

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Enquanto, no mundo todo, a modalidade home Office já era uma realidade, até por oferecer uma redução de custos para as empresas e mais mobilidade aos profissionais, por aqui, poucos se mostravam entusiasmados diante dessa tendência.

Porém, o que era tendência de mercado, se transformou em uma necessidade emergencial com a chegada da COVID-19, ou seja, a pandemia mudou radicalmente esse quadro, hoje aqui também o home Office virou realidade, e já faz parte do dia a dia de muitos brasileiros.

Mas, claro, a modalidade traz junto com ela vários desafios, desde mudança de hábitos, até a necessidade de se reciclar, com ferramentas adequadas.

Assim, enquanto o trabalhador precisa se manter focado e motivado, por outro lado, o empregador precisa saber como gerenciar sua equipe, de uma forma assertiva.

Pois é, para muitos isso pode parecer até impossível, mais saiba que o mundo inteiro já adota a modalidade e com muito sucesso, até com equipes espalhadas pelo mundo todo.

Sim, liderar á distância é possível e, cada vez mais, prático e funcional, só é preciso se manter atento a três fatores: a comunicação, a colaboração e a produtividade da equipe.

No mais, vale ter em mente que saber realizar uma gestão home office eficiente é uma habilidade profissional fundamental para a carreira dos gestores atuais.

Confira abaixo dicas para ter sucesso na gestão de sua equipe!

1. Defina objetivos (alcançáveis e com prazo para serem concluídos)

Primeiramente, gerenciar exige clareza, e quando a gestão é remota, isso se torna ainda mais fundamental, com os colaboradores entendendo exatamente o que é esperado em relação a tarefas e prazos, garantindo mais segurança e objetividade na rotina de trabalho.

1.1. Priorize tarefas

É preciso deixar claras e bem definidas as prioridades, assim como, o cronograma das entregas.

1.2. Foque no resultado

Lembre-se que o momento é delicado e todos estão se adaptando, assim, muito mais importante do que o controle total sobre o colaborador é focar no resultado final.

1.3. Disponibilize recursos

É preciso considerar que nem todo mundo tem intimidade com o trabalho remoto, por isso, cabe ao gestor disponibilizar recursos e ferramentas que facilitem o home office.

1.4. Se mostre acessível

Ofereça apoio técnico e, se for preciso, realize videoconferências para tirar possíveis dúvidas, enfim, se mostre acessível.

2. Gerencie de forma assertiva

Para uma melhor gestão home Office, é preciso lançar mão de alguns procedimentos, são eles:

2.1. Agende reuniões exclusivas e coletivas

Estabeleça data e horário para conversas com cada colaborador em home office, com não mais que 3 dias de intervalo de cada reunião, e também mantenha uma agenda para reuniões coletivas com todos os membros da equipe com o objetivo criar interação, tirando possíveis dúvidas e recebendo sugestões.

2.2. Evite surpresas

Procure não convocar o colaborador de surpresa para uma reunião, evitando gerar ansiedade desnecessária.

2.3. Mantenha a equipe informada

Procure deixar a equipe informada sobre as novas estratégias da empresa,  diretrizes e decisões.

3. Incentive e Motive

Para que os resultados sejam positivos, é fundamental que o gestor utilize palavras de incentivo e otimismo, principalmente, diante do quadro atual de incertezas e inseguranças, assim, motivar a equipe se tonou um desafio, e a motivação é o que leva ao sucesso, já que ela se traduz em produtividade e objetivo.

3.1. Conheça seu time

É fundamental procurar conhecer seu time e reconhecer quando o mesmo se mostrar desmotivado, o que pode ser percebido quando houver uma queda na produtividade.

3.2. Gere ações práticas

Não só procure se mostrar sempre acessível ao seus colaboradores, conversando e mantendo um olhar sempre atento, como também procurando criar ações e dinâmicas motivacionais, individuais ou em grupo.

Por exemplo, flexibilize horários e prazos de acordo com a rotina familiar de cada um.

3.3. Diminua a burocracia e a hierarquia

Estamos vivendo um momento único, no qual todos estão tentando se adaptar, se autoinventar, enfim, é preciso a colaboração de todos para que o trabalho, e a nova rotina, possam fluir da melhor maneira possível.

Embora existam alguns processos, etapas, regras que precisam ser executados, o momento pede menos rigor, até porque, quando se trata de home office, certas burocracias e hierarquias podem comprometer, e muito, a produtividade.

Por isso, é importante investir em reuniões e se mostrar acessível o tempo todo, para que, por exemplo, um colaborador não pare de produzir determinada tarefa a espera de sua aprovação e autorização.

A hora é de repensar algumas burocracias e processos que faziam sentido no escritório presencial mas não ajudam em nada na modalidade home Office.

Portanto, invista em autonomia e empoderamento dos colaboradores.

3.4. Invista em feedbacks

Se em um escritório físico o feedback é importante, no caso do home office, ele é fundamental para o sucesso da empresa, garantindo a colaboração, transparência e segurança entre todos os envolvidos.

Porém, esse feedback precisa ser objetivo e claro, para isso, é importante identificar o que se deseja, suas vulnerabilidades e o que é preciso aperfeiçoar.

Esse feedback deve passar pelo contato individual com cada colaborador e depois à nível de equipe, garantindo não só a motivação, mas também uma maior produtividade.

4. Utilize ferramentas para gestão remota

Se a gestão do home Office, a princípio, pode parecer complexa, na prática, porém, ela pode resultar até mais produtividade, desde que se lance mão das ferramentas certas.

Pois é, a boa notícia é que existem excelentes ferramentas para ajudar na gestão remota, ou home Office, disponíveis na internet, algumas até totalmente gratuitas, garantindo mais produtividade para sua equipe, e a maioria com uma usabilidade simples e intuitiva.

4.1. Ferramentas para reuniões online

  • Zoom:sem dúvida, é a plataforma de videoconferência mais popular nesses período de pandemia, e é completamente gratuita na sua versão básica, que oferece muitas funcionalidades, permitindo reuniões por vídeo entre duas pessoas ou 500 participantes, porém, a plataforma ainda lançou Zoom for Home, não gratuita, que surgiu para as empresas poderem oferecer ferramentas que auxiliam os colaboradores que trabalham de casa no engajamento, na conexão e na colaboração.
  • Google Meet:é uma plataforma do Google, considerada umas das melhores ferramentas de videoconferências para equipes, não exigindo a instalação de nenhum aplicativo ou extensão. E mais, a ferramenta é totalmente integrada ao Google Workspace, permitindo participar de reuniões a partir de um evento do Agenda ou um convite por e-mail.
  • Microsoft Teams:criado pela Microsoft, o aplicativo oferece espaços seguros  para a colaboração de equipes, reuniões e trocas de mensagens. Também é possível compartilhar sua tela com os demais participantes, o que ajuda nas apresentações. Enfim, a ferramenta reúne conversas, conteúdo e aplicativos em um só lugar, o que simplifica o fluxo de trabalho dos gestores, ao mesmo tempo que permite que criem ambientes personalizados.
  • Jitsi Meet:é uma ferramenta online que permite fazer chamadas gratuitas com até 20 pessoas. o serviço oferece as mesmas ferramentas que as plataformas acima, com a vantagem de poder desfocar o fundo da sua webcam, embora as demais já começaram a oferecer diferentes filtros. No mais, a ferramenta permite compartilhar tela, gravar a reunião, exibir vídeos do YouTubee, transmitir a chamada ao vivo em seu canal e, por fim, não é preciso fazer login para iniciar ou participar de chamadas.
  • WhatsApp for Business: permite criar um perfil comercial para sua empresa no WhatsApp, além de tornar a interação mais eficiente, já que oferece a possibilidade do envio em massa de mensagens. E mais, a ferramenta também permite a criação de grupos, possibilitando discutir sobre algum projeto ou enviar referências e documentos, além de ligações de telefone, gravação de áudio, além de videoconferência com até 50 pessoas.

4.2. Ferramentas para colaboração entre equipes

  • G Suite: é um conjunto de produtos bem completo do Google, com soluções corporativas como documentos, planilhas e e-mails, tudo isso na nuvem, garantindo uma maior segurança. Dentre outras possibilidades, G Suite oferece  e-mail personalizado, armazenamento ilimitado no Drive, recursos editáveis, como  agendas compartilhadas, fazer reuniões online, entre outros. Mas, sem dúvida, a grande vantagem da ferramenta é o fato de concentrar todas as soluções criadas pelo Google em uma só plataforma.
  • Slack:a plataforma foi criada para ajudar na comunicação interna das empresas, reduzindo a necessidade da troca de emails e de reuniões a toda hora, já que permite compartilhamento de arquivos, conversas entre grupos, chamadas de vídeo, criação de janelas privadas (para membros de um mesmo grupo).
  • WorkPlace: é uma espécie de rede social, só que voltada para todos os tipos de empresa. Workplace permite exatamente isso, uma rede social privada, tal qual o Facebook, só que com os membros da empresa. Assim, possibilita a criação de grupos, chatbots, acessíveis apenas aos funcionários. E mais, permite compartilhar arquivos, solicitar e oferecer feedbacks, a comunicação entre a equipe, organizar e transmitir reuniões.
  • NextCloud: é a plataforma ideal para empresas que precisam de uma segurança extra, já que os dados ficam guardados no próprio servidor. A ferramenta permite gerenciar calendário, arquivos, emails, contatos,  tarefas e uploads de mídia, tudo em um só lugar, além de permitir criar, compartilhar, deixar comentários e editar documentos, de forma colaborativa, com os membros da equipe.

4.3. Ferramentas para gerenciar tarefas home office

  • Trello:não tem como começar uma lista de ferramentas para gestão de tarefas sem que Trello encabece, sem dúvida, é uma das mais populares e eficientes.  Trello oferece organização de tarefas, individuais ou em equipe. Seu funcionamento básico consiste em criar listas extremamente versáteis e que podem ser ajustadas de acordo com as demandas de cada usuário.
  • Asana: é um uma ferramenta ágil e intuitiva, de gestão de tarefas, presencial ou remota, baseada na metodologia kanban. Ela permite organizar projetos em fluxos de trabalho otimizados, monitorar conversas e projetos, possibilitando o foco total na execução de cada tarefa, mas sem perder a visão geral.  E mais, Asana permite acompanhar os resultados, performance individual e o andamento das tarefas, assim como os níveis de prioridade de cada uma delas,  melhorando a produtividade e reduzindo possíveis falhas na comunicação.
  • Azeendo:é uma ferramenta muito eficiente, que permite criar e organizar tarefas em equipe, além do compartilhamento de arquivos, também oferece uma visão geral, com todas as tarefas agrupadas, facilitando o trabalho de gestão. E mais, a ferramenta também permite sincronizar os trabalhos da equipe, e acompanhar o progresso de cada um, e isso tudo de uma forma fácil e intuitiva.
  • Monday: permite planejar, organizar e acompanhar os projetos da equipe, e tudo de uma forma completamente visual. Os “status” coloridos permitem que com uma rápida olhada, tenhamos o fácil controle de como estão as coisas, sem que seja preciso ler nada. Esses recursos visuais são muito práticos, permitindo definir rapidamente os processos. Por fim, Monday também oferece relatórios e análises que podem colaborar com métricas operacionais.
  • I Done This:  é uma ferramenta de gestão de tarefas ótima para trabalhos em equipe, ajudando na produtividade com suas atualizações diárias de status, controle de progresso e geração de relatórios. Os check-ins diários são reunidos, ao final do dia, em um e-mail com o trabalho da equipe. Os relatórios permitem, aos usuários, informações rápidas e valiosas sobre o progresso, o desempenho da equipe, o que ainda precisa ser feito, até mesmo, se for o caso, os motivos de atrasos e imprevistos.

4.4. Ferramentas a considerar no home office

Sem dúvida, o trabalho remoto, ou home Office exige mais tecnologia do que o tradicional, porém, com o tempo, qualquer pessoa vai se familiarizando com as muitas ferramentas que vão surgindo diariamente.

E não há como negar a importância dessas ferramentas, existindo outras tantas preciosidades na internet, cada uma delas, porém, com finalidades bem específicas. Mostraremos duas delas que, em alguns casos, pode ser de extrema utilidade:

  • Last Pass: com tantos sites com senhas, as vezes, fica impossível não acabar nos perdendo e esquecendo uma ou outra. E last Pass foi criada, justamente, para nos ajudar nisso, armazenando todas as credenciais em um único lugar, deixando-as acessíveis para toda você ou a equipe.
  • Camscanner: ferramenta ideal para quem vive às voltas com documentos ou contratos, pois ela faz a digitalização de documentos — é só tirar uma foto com a câmera do celular e o aplicativo configura a página e faz as devidas correções na imagem para que o texto fique legível. Após os ajustes, é possível enviar os arquivos para o Dropbox, funcionando com um backup na internet.

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Mariano Stacieski

Mariano Stacieski

Olá, meu nome é Mariano. Fazem mais de 9 anos que trabalho em Home Office. Minha primeira experiência foi quando tinha minha imobiliária e agora com minha agência de marketing digital. Desde então vivo diariamente o Home Office, que tem me oferecido uma vida muito boa. Neste site compartilho todo meu aprendizado.

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Olá, meu nome é Mariano. Fazem mais de 9 anos que trabalho em Home Office. Minha primeira experiência foi quando tinha minha imobiliária e agora com minha agência de marketing digital. Desde então vivo diariamente o Home Office, que tem me oferecido uma vida muito boa. Neste site compartilho todo meu aprendizado.

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